Elemental, mi querido Watson. 🕵️

Las liquidaciones de cobro se realizan cuando se reciben los documentos de una financiera (como OCA por ejemplo). Con ese documento, se pasaría a chequear los vouchers (transacciones de cobro) que OCA indica en el documento y cómo está pagándolo (si será con transferencia bancaria o cheques diferidos), así como las retenciones y comisiones que genera.

Para este ejemplo, durante un mes hubieron 2 clientes que abonaron sus facturas con OCA y dichas transacciones de cobro fueron registradas en Kanban ERP.

OCA envía liquidaciones junto con el resguardo de retención y factura por las comisiones. En dicha liquidación, se encuentra toda la información que necesitamos: 

• Forma de pago (si es por transferencia bancaria, cheques diferidos, etcétera).

• Fecha de cobro

• Monto líquido a recibir

• Importe de retenciones

• Importe de comisiones + IVA

Para registrar esta liquidación y dar entrada a banco o a cheques en cartera, tenemos que ir al módulo de Contabilidad que está ubicado en el menú principal de Kanban ERP e identificado con el siguiente ícono:

Imagen 1: Ícono del módulo Contabilidad

Allí, hacemos clic en la opción de menú Clientes y de las opciones listadas hacemos clic en Órdenes de cobro:

Imagen 2: Órdenes de cobro

Desde la pantalla de Órdenes de cobro hacemos clic en el botón Crear:

Imagen 3: Crear orden de cobro

Se mostrará la siguiente pantalla donde seleccionaremos el Modo de pago y el Diario de banco o Cheque. A su vez, podremos colocar una descripción a esta orden en el campo Descripción. Luego de completados estos campos, hacemos clic en el botón Importar apuntes contables.

Imagen 4: Creación de orden de cobro

Al hacer clic en el botón Importar apuntes contables se mostrará la siguiente ventana emergente donde deberemos establecer la Fecha de vencimiento que podrá ser fecha del día o la fecha tope de las transacciones asociadas al documento enviado por OCA (por ejemplo el día de la última transacción del período informado) y posteriormente hacer clic en Agregar línea:

Imagen 5: Crear transacciones de los apuntes

Se mostrará un listado con apuntes que podremos filtrar por el valor deseado previamente y seleccionaremos las líneas correspondientes que coincidan con el documento enviado por OCA y posteriormente haremos clic en el botón Seleccionar.

Imagen 6: Selección de apuntes

Luego de haber seleccionado las líneas de apuntes en el paso anterior, serán listados en Apuntes seleccionados para crear transacciones y haremos clic en Crear transacciones:

Imagen 7: Crear transacciones

Al hacer clic en el botón Crear transacciones, se listarán los apuntes seleccionados en el paso anterior en la Orden de cobro en Borrador:

Imagen 8: Orden de cobro en borrador

Es importante que sepas, que podrías registrar líneas manuales en caso de que se requiera.
Para esto, desde la Orden de Cobro en borrador deberás hacer clic en el botón Editar:

Imagen 9: Editar orden de cobro en borrador

Al hacer clic en el botón Editar, visualizarás la opción Agregar línea debajo de las líneas agregadas anteriormente y al hacerle clic podrás agregar aquellas transacciones extras que no estuviesen registradas en Kanban ERP.

Si tu empresa tiene sucursales que impliquen incorporar apuntes de esta otra sucursal para la liquidación, deberás hacer los mismos pasos anteriores directamente desde la sucursal en Kanban ERP y proceder a confirmar el pago.
Una vez que obtengas el importe total de esas liquidaciones, en Casa Central deberás agregar una línea con el importe proveniente de la sucursal e informar los vouchers si se desea (ya que esta información existirá en las Órdenes de Cobro de la sucursal).

Una vez que todas las transacciones han sido registradas, hacemos clic en el botón Confirmar pagos:

Imagen 10: Confirmar pagos

Luego de hacer clic en el botón Confirmar pagos, vemos que la etapa ha cambiado a Confirmado y se nos habilita la opción de Generar archivo de pago y hacemos clic en dicho botón:

Imagen 11: Generar archivo de pago

Al hacer clic en el botón Generar archivo de pago, vemos que la etapa ha cambiado a Fichero generado permitiéndonos hacer clic en el botón Fichero subido satisfactoriamente:

Imagen 12: Fichero subido satisfactoriamente

Luego de hacer clic en el botón Fichero subido satisfactoriamente, vemos que la etapa ha cambiado a Fichero subido y han sido completados los datos permitiéndonos hacer clic en Marcar como realizado esta orden de cobro:

Imagen 13: Marcar como realizado

Una vez que hicimos clic en el botón Marcar como realizado, vemos que la etapa ha cambiado a Realizado y si vamos a la lengüeta Asientos de transferencia visualizaremos el asiento en Borrador:

Imagen 14: Asientos de transferencia

Con el asiento generado en este proceso, se podrá culminar con el proceso de registro. 

Para esto, debemos ir a la opción de menú Contabilidad y de la lista desplegable seleccionamos la opción Asientos contables:

Imagen 15: Selección de asientos contables desde el menú Contabilidad

Desde la pantalla de Asientos contables filtraremos los resultados por la opción Sin publicar y visualizaremos la liquidación pendiente que acabamos de crear con identificador correspondiente:

Imagen 16: Filtrado de resultados

Al hacerle clic a la línea, nos mostrará la siguiente pantalla donde podremos editar el asiento contable para así poder ingresar las cuentas contables asociadas:

Imagen 17: Edición de asiento contable desde orden de cobro

Para finalizar este ejercicio registraremos:

• UYU 500 en la cuenta asociada a las liquidaciones (ya que la financiera nos pagará contra cheques).

• UYU 80 + IVA por concepto de Comisiones

• UYU 72,18 por concepto de Retenciones

Una vez terminado este proceso, procederemos a publicar el asiento haciendo clic en el botón Publicar:

Imagen 18: Publicar asiento

Una vez que el asiento quedó publicado, y si la financiera nos pagó con Cheque tenemos que registrar el (o los cheques) que hemos recibido.

Para esto, hacemos clic en la opción  Pagos que se encuentra en la opción de menú Clientes:

Imagen 19: Registrar pago

En la pantalla de Pagos, hacemos clic en el botón Crear y en la siguiente pantalla debemos establecer:

• Tipo de pago: Transferencia interna

• Diario: OCA (la financiera de este ejercicio)

• Transferir a: Cheques a cobrar

• Datos del cheque: Importe, Número de cheque, Banco emisor, Fecha de vencimiento (en caso de que aplique).

Imagen 20: Registro de transferencia interna

Una vez finalizado este proceso, el cheque quedará en cartera para poder ser utilizado.

Pregunta relacionada: ¿Cómo puedo ver los cheques que tengo en cartera?